Slik finner du ut hvilke oppgaver i bedriften din som er verdt å automatisere
De beste kandidatene er oppgaver som er hyppige, forutsigbare og regelbaserte, tar målbar tid, og som ingen liker å gjøre. De dårligste er sjeldne oppgaver, oppgaver som krever skjønn, og de som endrer seg hver gang.
Start med å logge hvor tiden går i to uker. Under viser vi en enkel poengsjekk, et ærlig regnestykke, og hva du bør la være i fred.
De fleste starter i feil ende. De hører om et verktøy, blir litt gira, og leter etter en oppgave å bruke det på. Bedre å snu på det: finn oppgavene som faktisk koster deg tid, og se etterpå hva som skal til for å fjerne dem.
Hva som gjør en oppgave verdt å automatisere
En god kandidat har fire kjennetegn. Den skjer ofte, den følger de samme stegene hver gang, den tar målbar tid, og den er kjedelig nok til at ingen egentlig vil gjøre den. Jo flere av disse som stemmer, jo bedre.
En dårlig kandidat er det motsatte. Den skjer sjelden, krever at et menneske vurderer noe, eller ser litt annerledes ut hver gang. Da bruker du mer tid på å bygge og vedlikeholde automatiseringen enn du sparer.
En enkel poengsjekk med fem spørsmål
Ta en oppgave og still disse fem spørsmålene. De trenger ikke være vitenskapelige; poenget er å tvinge frem en ærlig vurdering.
- Hvor ofte skjer den? Hver dag scorer høyt, et par ganger i året scorer lavt.
- Hvor lang tid tar den hver gang? Fem minutter som gjentas ofte, kan være mer verdt enn en time du gjør en sjelden gang.
- Er den regelbasert, eller krever den skjønn? Regelbasert er lett å automatisere. Skjønn er vanskelig, og ofte bør et menneske ta det.
- Hva koster en feil? Er feilen billig og lett å oppdage, kan du tørre mer. Er den dyr og vanskelig å fange opp, vær forsiktig.
- Hvor mye hates den? Oppgaver ingen vil ta, blir ofte utsatt eller gjort slurvete. Der gir automatisering en bonus utover ren tid.
Jo mer hyppig, forutsigbar og tidkrevende oppgaven er, jo bedre kandidat. Scorer den lavt på hyppighet og høyt på skjønn, la den være.
Gode kandidater mot dårlige kandidater
Det blir tydeligere med eksempler. Her er generiske oppgaver av hver type, sånt vi ser ofte hos en typisk liten bedrift.
| Gode kandidater | Dårlige kandidater |
|---|---|
| Registrere de samme dataene to steder, for eksempel fra e-post inn i regnearket | Forhandle en kontrakt eller en pris med en kunde |
| Sende den samme ukentlige rapporten på fast tidspunkt | Vurdere om en klage skal føre til kompensasjon |
| Purre på ubetalte fakturaer etter et fast antall dager | Skrive et personlig svar til en misfornøyd kunde |
| Hente ordrelinjer fra e-post og legge dem inn i systemet | En engangsjobb du gjør en gang i året |
| Sette opp møter og sende bekreftelser etter faste regler | Bestemme hvem som skal ansettes |
Mønsteret er enkelt. Venstre kolonne er tastejobb som følger regler. Høyre kolonne krever et menneske som veier noe mot noe annet.
Slik kartlegger du det, steg for steg
- Loggfør oppgavene i to uker. Skriv ned hver repeterende oppgave og hvor lang tid den tar hver gang. Ikke stol på hukommelsen; den bommer alltid.
- Regn ut årlig tid. Gang tiden per gang med hvor mange ganger i året oppgaven skjer. En oppgave på ti minutter som skjer hver dag, blir fort mange timer. Vi har vist regnestykket i guiden om hva en 10-minutters oppgave koster i året.
- Gi hver oppgave poeng. Bruk de fem spørsmålene over. Du trenger ikke et system; en enkel høy, middels eller lav holder.
- Ranger listen. Legg de som er mest hyppige, forutsigbare og tidkrevende øverst.
- Begynn med topp én eller to. Ikke prøv å ta alt samtidig. Fiks den øverste, se at det virker, og gå videre.
Den mest undervurderte metoden er en enkel to-ukers logg. Skriv ned hver repeterende oppgave og hvor lang tid den tar. Et notat på telefonen eller et regneark holder.
Etter to uker ser du selv mønsteret, uten at noen trenger å selge deg noe. Nesten alltid dukker det opp én eller to oppgaver du ikke visste tok så mye tid.
Hva det koster, og hvordan du regner på det
Årlig tid ganget med hva en time er verdt, forteller deg budsjettet for en automatisering. Bruker en oppgave 40 timer i året, og du setter timen til 500 kroner som et eksempel, er den verdt 20.000 kroner i året å bli kvitt.
Det tallet er taket ditt. Koster oppsettet mindre enn det du sparer det første eller andre året, er det verdt å se på. Koster det mer, er oppgaven enten for liten eller for komplisert til å begynne med.
Vær ærlig på at oppsett koster, både i penger og i tid mens dere lærer det. Gevinsten må være reell, ikke en du håper på. Derfor er det bedre å regne hjemme før du bygger, ikke etter.
Sikkerhet og personvern
Noen oppgaver håndterer sensitive persondata, for eksempel helseopplysninger eller detaljerte kundeprofiler. De krever ekstra ryddighet: bruk systemer som lagrer data i EU eller EØS, og ha databehandleravtale med leverandørene.
Det bør sjelden stoppe deg, men det bør påvirke rekkefølgen. Ofte lønner det seg å starte med oppgaver som ikke rører sensitive data, mens du bygger erfaring.
Hva du ikke bør automatisere
Hold unna oppgaver som krever skjønn, der noen må veie flere hensyn mot hverandre. Hold unna relasjoner; en kunde som klager, skal møte et menneske, ikke en robot.
Hold unna sjeldne oppgaver, der du bruker mer tid på å sette opp automatiseringen enn du noen gang sparer. Og hold unna alt der en feil er dyr og vanskelig å oppdage, for der jobber en stille feil imot deg lenge før du merker den.
Vanlige spørsmål
Hvor bør jeg begynne?
Begynn med å logge hvor tiden går i to uker. Skriv ned hver repeterende oppgave og hvor lang tid den tar hver gang.
Etter to uker ser du selv hvilke oppgaver som spiser mest tid, og da starter du med den ene eller de to som er mest hyppige og forutsigbare. Ikke prøv å automatisere alt på en gang.
Hvordan vet jeg om en oppgave er egnet for automatisering?
Still fem spørsmål: hvor ofte skjer den, hvor lang tid tar den hver gang, er den regelbasert eller krever den skjønn, hva koster en feil, og hvor mye hates den.
Jo mer hyppig, forutsigbar og tidkrevende oppgaven er, jo bedre kandidat. Oppgaver som krever skjønn eller endrer seg hver gang, er dårlige kandidater.
Hva hvis oppgaven endrer seg hver gang?
Da er den som regel en dårlig kandidat. Automatisering er sterkest når stegene er de samme hver gang.
Endrer oppgaven seg mye, må du enten lage regler for hvert unntak, noe som fort blir dyrt og skjørt, eller la den være manuell. Ofte lønner det seg å automatisere den forutsigbare delen og la et menneske ta resten.
Bør jeg automatisere selv eller få hjelp?
Det enkle kan du gjøre selv, som å slå på funksjoner du allerede har i systemene dine. Skal du koble flere systemer sammen eller håndtere ustrukturerte data, sparer du ofte tid og feil på å få hjelp.
En god test er om du selv klarer å tegne opp stegene i oppgaven. Klarer du ikke det, er det et tegn på at oppgaven trenger mer utredning enn en rask fiks.