Hvor mye tid koster egentlig en 10-minutters oppgave i året

Små oppgaver føles gratis fordi de er over på et par minutter. Men de kommer tilbake hver dag, hver uke, hver måned, og da er det ikke minuttene som teller, men hvor mange ganger de gjentas. Det tallet er som regel mye høyere enn du tror.

Hva tidkostnad faktisk betyr

Tidkostnaden på en oppgave er ikke hvor lang tid den tar én gang. Det er hvor lang tid den tar til sammen over et år. En oppgave på fem minutter høres ubetydelig ut, men gjør du den hver arbeidsdag, er det nesten 20 timer i året.

Poenget er å flytte blikket fra «dette tar bare litt» til «hvor mye blir dette til sammen». Det er den summen du skal sammenligne med kostnaden ved å fjerne oppgaven.

Formelen

Hele regnestykket er én linje. Du trenger to tall: hvor lang tid oppgaven tar hver gang, og hvor mange ganger du gjør den i året.

Vanlige frekvenser omregnet til timer

Her er noen typiske oppgaver satt opp med tid per gang og hvor mye det blir i året. Vi regner med cirka 230 arbeidsdager og 46 arbeidsuker, og runder nøkternt. Kroneverdien er et eksempel med 500 kroner timen.

Tallene er ikke ment å være eksakte for din bedrift; de viser størrelsesordenen. Det er den som overrasker de fleste.

Slik regner du på dine egne oppgaver

1. Mål én oppgave i to uker. Noter hvor lang tid den faktisk tar hver gang, ikke hva du tror. Bruk snittet, ikke den raskeste eller tregeste gangen.
2. Regn ut årlig tid. Gang minutter per gang med antall ganger per år, og del på 60. Nå har du timene.
3. Gang med en timeverdi. Bruk en verdi du kan stå for, for eksempel timelønn med påslag eller det du fakturerer kunden. Nå har du kroner.
4. Sammenlign med hva en automatisering koster. Sett den årlige gevinsten opp mot engangskostnaden ved å sette det opp. Tjener det seg inn i løpet av et år, er det interessant.
5. Prioriter det med høyest årlig tid. Begynn med oppgaven som koster mest over et år, ikke den som irriterer mest i øyeblikket.

Hva det koster, og når tid blir penger

Dette er kostnadsregnestykket. Tid er penger, men bare hvis den frigjorte tiden faktisk brukes til noe annet av verdi. Sparer du 38 timer i året på en oppgave, er det tid som kan gå til arbeid du fakturerer for, eller til å slippe å jobbe overtid.

Med 500 kroner timen som eksempel er de 38 timene verdt rundt 19.000 kroner. Det er tallet du holder opp mot hva en automatisering koster å sette opp. Er oppsettet en engangsjobb til noen tusenlapper, tjener det seg fort inn. Er det en stor og komplisert integrasjon, må gevinsten være tilsvarende større.

Vær ærlig med deg selv her. En besparelse på papiret er bare reell hvis tiden går til noe du faktisk verdsetter.

Når det ikke er verdt det

Ikke alt bør automatiseres, selv om det tar tid. En automatisering har en engangskostnad, og den må tjenes inn av det du sparer i året. Blir den ikke det, taper du på å sette det opp.

Tre typer oppgaver lønner seg sjelden. Oppgaver som skjer sjelden, for eksempel et par ganger i året, rekker aldri å tjene inn oppsettet. Oppgaver som endrer seg hver gang er vanskelige å sette i system, fordi automatiseringen må bygges om like ofte som du gjør oppgaven. Og oppgaver som allerede tar noen få sekunder gir så lite igjen at det ikke er verdt bryet.

Regelen er å regne engangskostnaden mot den årlige gevinsten. Er gevinsten liten eller usikker, la oppgaven være manuell.

Hva du ikke bør automatisere

Kort oppsummert: oppgaver med lav frekvens eller høy variasjon. Da spiser oppsettet opp gevinsten, og du sitter igjen med et system du må vedlikeholde uten at det egentlig sparer deg for noe.

Det motsatte gjelder også. Oppgaver som er ofte, faste og forutsigbare, er nettopp de som er verdt å ta tak i. Bruk regnestykket til å skille dem fra hverandre.